Bạn biết bạn cần phần mềm ERP mới, nhưng trước khi đi sâu vào lựa chọn giải pháp quản trị doanh nghiệp mới, bạn nên hiểu những điều cơ bản của công nghệ này. Khi bạn hiểu những điều cơ bản, bạn có thể phát triển một chiến lược ERP. Dưới đây là 7 câu hỏi thường gặp về phần mềm ERP, mà doanh nghiệp bạn cần làm rõ trước khi lựa chọn phần mềm cho doanh nghiệp.
Phần mềm ERP là gì?
Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được các tổ chức sử dụng để tích hợp và sắp xếp dữ liệu cần thiết cho hoạt động của khối văn phòng. Phần mềm ERP tích hợp các hoạt động chính của tổ chức, bao gồm sản xuất, phân phối, tài chính và nguồn nhân lực, vào một hệ thống phần mềm.
Khi được thực hiện đúng cách, một giải pháp ERP sẽ tăng hiệu quả, hiệu suất và lợi nhuận tổ chức. Tuy nhiên, việc triển khai ERP là một thách thức và thường yêu cầu một tư vấn ERP để quản lý việc lựa chọn, triển khai phần mềm, quản lý quy trình và thay đổi tổ chức. Việc triển khai phần mềm doanh nghiệp lớn đặc biệt khó khăn khi có nhiều địa điểm trên toàn cầu tham gia. Quản lý dự án mạnh là chìa khóa để đạt được một doanh nghiệp tích hợp.
Các nhà cung cấp ERP phổ biến nhất?
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics và Infor là một trong những nhà cung cấp ERP phổ biến nhất. Một trong những thuật ngữ được tìm kiếm nhiều nhất trên Google là “SAP so với Oracle”. Điều đó sẽ cho bạn biết điều gì đó về sự phổ biến của các nhà cung cấp này.
Các nhà cung cấp phần mềm ngách cũng rất phổ biến, đặc biệt đối với các tổ chức nhỏ hoặc tổ chức đang tìm kiếm chức năng dành riêng cho ngành. Sản phẩm ngách được thiết kế cho một số ngành công nghiệp cụ thể hoặc chức năng kinh doanh. Ví dụ, Syspro, IQMS, and Plex là sản phẩm đặc biệt được thiết kế cho ngành công nghiệp sản xuất.
Mặc dù bạn có thể muốn chọn một hệ thống lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp nổi tiếng, giải pháp tốt nhất phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh độc đáo của bạn. Một câu hỏi hay hơn là, các nhà cung cấp ERP tốt nhất cho các quy trình và mục tiêu tổ chức trong tương lai của tôi là gì?
Những mô hình tổ chức nào sử dụng phần mềm ERP?
Phần mềm ERP có lợi cho các tổ chức bất kể quy mô hoặc ngành công nghiệp. Trong những năm gần đây, các tổ chức vừa và nhỏ đã thúc đẩy hầu hết sự tăng trưởng trong ngành công nghiệp ERP. Trong khi các doanh nghiệp lớn thống trị sử dụng ERP trong quá khứ, các giải pháp ngách đã giúp các tổ chức nhỏ hơn có thể triển khai phần mềm ERP.
Các tổ chức theo đuổi chuyển đổi kỹ thuật số thường triển khai phần mềm ERP để cho phép các chiến lược kỹ thuật số của họ. Các tổ chức này sử dụng công nghệ để tạo ra các mô hình hoạt động và kinh doanh mới. Mục tiêu của họ trong việc triển khai công nghệ mới là cải thiện hiểu biết về dữ liệu và trải nghiệm của khách hàng.
Sự khác biệt giữa phần mềm ERP và CRM là gì?
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một loại phần mềm doanh nghiệp tự động hóa các chức năng bán hàng và tiếp thị của một tổ chức. Nhiều nhà cung cấp bao gồm phần mềm CRM trong bộ giải pháp đầy đủ của họ, nhưng một số tổ chức có cách tiếp cận tốt nhất. Họ sẽ triển khai một hệ thống CRM từ một nhà cung cấp khác và tích hợp nó với hệ thống chính của họ.
Phần mềm CRM cung cấp dữ liệu thời gian thực về hành vi và nhân khẩu học cho phép các tổ chức cá nhân hóa giao tiếp của họ với các đầu mối và khách hàng. Chức năng CRM cho phép các tổ chức tối đa hóa lợi ích của việc triển khai ERP. Cải thiện trải nghiệm của khách hàng là lý do phổ biến khiến các tổ chức thực hiện các giải pháp phần mềm.
Phần mềm lập kế hoạch nguồn lực sản xuất (MRP II) là gì?
Phần mềm lập kế hoạch sản xuất MRP được bao gồm trong hầu hết các hệ thống ERP. Trong khi ERP tự động hóa toàn bộ chuỗi cung ứng, lập kế hoạch nguồn lực sản xuất tập trung vào các quy trình sản xuất liên quan đến quan niệm sản phẩm thông qua kế hoạch sản xuất. Ví dụ: khi bạn cần mua nguyên liệu thô để sản xuất sản phẩm, phần mềm MRP cho phép bạn tạo định mức nguyên liệu chính xác.
Một hệ thống MRP có thể được mua dưới dạng một hệ thống độc lập hoặc là một phần của hệ thống ERP đầy đủ. Một số tổ chức có cách tiếp cận tốt nhất khi nói đến các mô-đun riêng lẻ trong hệ thống MRP. Ví dụ, họ có thể tìm kiếm một giải pháp chuyên biệt cho một chức năng như chi phí vật liệu.
Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?
Phần mềm ERP cho các tổ chức lớn hơn có xu hướng chi phí cao hơn phần mềm ngách. Tuy nhiên, ngay cả các nhà cung cấp lớn hơn cũng cung cấp các giải pháp có thể được thực hiện riêng lẻ. Các tổ chức có thể tiết kiệm chi phí bằng cách chỉ thực hiện các chức năng họ cần thay vì thực hiện một bộ giải pháp đầy đủ.
Chi phí bản quyền cũng phụ thuộc vào mô hình triển khai. Mặc dù điện toán đám mây có thể rẻ hơn trong ngắn hạn, nhưng nó đắt hơn phần mềm tại doanh nghiệp trong dài hạn. Cloud và SaaS ERP dựa trên đăng ký để bạn trả tiền cho mỗi người dùng hoặc mỗi mô-đun. Nếu bạn có kế hoạch triển khai phần mềm theo từng giai đoạn, hãy chắc chắn rằng bạn không trả tiền cho tất cả các bản quyền trước.
Bảo trì, tùy chỉnh và nguồn lực là các chi phí khác để xem xét. Bạn sẽ cần nguồn lực để cấu hình, dịch chuyển dữ liệu và triển khai. Ngoài các thành phần kỹ thuật này, bạn sẽ cần lập ngân sách cho việc tái cấu trúc quy trình kinh doanh và quản lý thay đổi. Tỷ lệ lý tưởng của chi phí phần mềm so với chi phí dịch vụ là 2: 3.
Nếu một đề xuất của nhà cung cấp có vẻ không hợp lý, bạn có thể thương lượng mức giá tốt hơn bằng cách thuê một nhà tư vấn phần mềm doanh nghiệp độc lập. Một nhà tư vấn lựa chọn ERP có thể tạo điều kiện so sánh giữa các nhà cung cấp các báo cáo về công việc, vì vậy bạn biết các điểm lợi thế của mình. Một số chuyên gia tư vấn ERP tiết kiệm cho khách hàng tới 30-60% số tiền những gì họ đã trả tiền khác.
Mặc dù phần mềm ERP đắt tiền, nhưng chi phí không phải là mối quan tâm chính của bạn khi quyết định có nên bắt đầu triển khai ERP hay không. Bạn có thể sẽ thu lại chi phí của bạn trong vòng ba năm do những lợi ích kinh doanh bạn đạt được.
Một số rủi ro liên quan đến phần mềm ERP là gì?
Mặc dù ERP có tiềm năng mang lại nhiều lợi ích kinh doanh, nhưng nó cũng có thể là một đề xuất rủi ro. Nếu không được quản lý đúng cách, các dự án ERP có thể tốn nhiều chi phí hơn và mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Họ cũng có thể gây ra sự gián đoạn hoạt động và sự cản trở của nhân viên.
Các tổ chức chịu rủi ro cao nhất khi họ tiếp cận dự án ERP của họ từ góc độ kỹ thuật thay vì quan điểm kinh doanh. Nếu bạn không liên kết công nghệ mới với con người và quy trình của mình, bạn có thể không nhận ra dự kiến lợi ích kinh doanh. Bạn có thể cải thiện khả năng hiển thị dữ liệu nếu hệ thống ERP của bạn không thể hỗ trợ các quy trình được tối ưu hóa. Bạn cũng không thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng nếu nhân viên của bạn không biết cách thực hiện các quy trình tối ưu hóa. Khác với thất bại của ERP, rủi ro lớn nhất khi triển khai ERP là ROI thấp.
