Quản lý triển khai một dự án ERP không giống như đi bộ trong công viên. Thất bại ERP rất có thể là một mối đe dọa. Nếu bạn nghĩ rằng nó không thể xảy ra với tổ chức của bạn, thì bạn hãy nghĩ lại. Theo nghiên cứu năm 2018 của chúng tôi, 28% các tổ chức cho rằng việc triển khai ERP của họ đã thất bại. Với việc triển khai ERP toàn cầu, rủi ro thậm chí còn lớn hơn. Các tổ chức toàn cầu phải đối mặt với những thách thức như rào cản ngôn ngữ, chênh lệch múi giờ, quy định khác nhau và khác biệt về văn hóa.
Do đó, các tổ chức toàn cầu có những cân nhắc độc đáo khi xây dựng chiến lược CNTT và kế hoạch dự án ERP. Dưới đây là sáu mẹo để giúp bạn chuẩn bị triển khai ERP toàn cầu thành công:
Tập trung vào tái cấu trúc quy trình kinh doanh
Trước khi chọn phần mềm ERP, điều quan trọng là xác định xem tổ chức của bạn có cần thiết kế lại bất kỳ quy trình kinh doanh nào để tối đa hóa hiệu quả hoạt động trên quy mô toàn cầu hay không. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh đặc biệt khó khăn đối với các tổ chức toàn cầu vì một quy trình hoạt động cho một chi nhánh của tổ chức có thể không phù hợp cho một tổ chức khác. Ví dụ, cấu trúc thuế khác nhau giữa các quốc gia. Trong khi một quốc gia có thể đánh thuế lợi nhuận như nhau, một quốc gia khác có thể sử dụng thuế suất lũy tiến đối với lợi nhuận. Hơn nữa, phương pháp kế toán có thể thay đổi từ nước này sang nước khác, khiến việc chuẩn hóa trở nên khó khăn.
Giải quyết những khác biệt giữa các quốc gia này đòi hỏi các tổ chức phải trao đổi với các bên liên quan ở mọi địa điểm. Trong các phiên thảo luận này, bạn không chỉ nên xác định những quy trình nào cần được cải thiện mà còn nên xem xét những quy trình nào cần được chuẩn hóa so với nội địa hóa. Chỉ sau khi tình hình sắp tới được ghi lại trên tất cả các địa điểm, bạn mới nên gửi yêu cầu kinh doanh của mình cho các nhà cung cấp ERP.
Tái cấu trúc quy trình kinh doanh kém là một trong những điểm khác biệt quan trọng nhất giữa thành công và thất bại của dự án ERP toàn cầu. Các chuyên gia tư vấn của chúng tôi thực hiện một cách tiếp cận chủ động để cải tiến quy trình, cho phép khách hàng của chúng tôi đạt được hiệu quả và tích hợp trên khắp các địa điểm.
Xác định chiến lược triển khai hiệu quả
Việc triển khai một hệ thống ERP tại một địa điểm và tại một thời điểm có thể làm cho sự gián đoạn hoạt động trở nên dễ quản lý hơn. Các vấn đề có thể được giải quyết trong các khối nhỏ hơn và do đó tránh được trong các giai đoạn kế tiếp. Một phương pháp thay thế cho cách tiếp cận theo giai đoạn này là cách tiếp cận của “big bang”, nơi một tổ chức hoạt động với tất cả các mô-đun và cùng một vị trí. Chúng tôi không khuyến khích phương pháp này cho các tổ chức lớn, toàn cầu.
Điều gì đã sai với cách tiếp cận “big bang”? Hãy xem xét trường hợp này: Năm 1999, Hershey đã triển khai hệ thống ERP của mình bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận “big bang”. Công ty đã bỏ qua các đề xuất để thực hiện trong khoảng thời gian 48 tháng, khẳng định họ có thể thực hiện trong 30 tháng. Thật không may, họ đã triển khai ba hệ thống ERP mới, điều này làm tăng khả năng thất bại của họ. Cuối cùng, các lỗi trong quá trình triển khai ERP khiến họ bỏ lỡ hơn 100 triệu đô la trong các đơn đặt hàng. Ngày nay, trường hợp Hershey là một ví dụ về sự thất bại của ERP toàn cầu.
Nghiên cứu nhà cung cấp ERP
Lựa chọn cẩn thận phần mềm ERP thường tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong dài hạn. Tuy nhiên, trong ngắn hạn, nó có thể tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực, đặc biệt là khi tìm kiếm một giải pháp ERP có thể giải quyết các nhu cầu toàn cầu. Một khía cạnh của việc lựa chọn ERP nơi các tổ chức toàn cầu cần đặc biệt chú ý là kiểm tra các dự án tương tự của đối tác. Nhà cung cấp đã làm việc với các tổ chức toàn cầu trong cùng ngành với bạn chưa? Ngoài ra, điều quan trọng là phải đảm bảo nhà cung cấp phần mềm ERP hỗ trợ các tùy biến toàn cầu, chẳng hạn như tiền tệ và sự khác biệt về quy định.
Chuẩn bị nhân viên của bạn để triển khai ERP
Chống lại sự thay đổi là một phản ứng tự nhiên đối với hầu hết nhân viên. Tại Infor, chúng tôi phát triển các kế hoạch quản lý thay đổi tổ chức để giảm sự phản kháng từ những thay đổi này. Do đó, trải nghiệm khách hàng của chúng tôi có tỷ lệ chấp nhận cao hơn và tối đa hóa lợi ích kinh doanh của họ.
Một trong những yếu tố ảnh hưởng đến việc chấp nhận người dùng trong các tổ chức toàn cầu là tiêu chuẩn hóa quy trình. Ví dụ, nhân viên tại một số địa điểm nhất định có thể khó chấp nhận các tiêu chuẩn mới về danh mục sản phẩm hoặc chính sách quản lý tín dụng mới.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, việc triển khai ERP toàn cầu đòi hỏi sự tập trung cao độ vào quản lý thay đổi. Điều này có nghĩa là tiến hành các nhóm tập trung để hiểu nỗi đau của nhân viên và sử dụng các chiến thuật sáng tạo để thu hút nhân viên trong suốt dự án. Quản lý thay đổi cũng liên quan đến việc phát triển một kế hoạch truyền thông để xây dựng nhận thức, mong muốn, kiến thức và khả năng của nhân viên về những thay đổi của tổ chức.
Có thể bạn quan tâm: 5 Sai lầm thường gặp và cách phòng tránh khi triển khai ERP
Phân bổ nguồn lực phù hợp
Nhiều giám đốc điều hành xem việc triển khai ERP là thứ yếu để điều hành doanh nghiệp của họ. Do đó, họ phân bổ các nguồn lực tối thiểu cho dự án, và các tài nguyên này thường không có quyền ảnh hưởng trong tổ chức.
Phân bổ các thành viên nhóm có ảnh hưởng đến dự án đảm bảo rằng công nghệ mới và quy trình phù hợp với chiến lược của công ty. Những cá nhân này có khả năng cung cấp đầu vào mà các chuyên gia tư vấn ERP cần để xây dựng một chiến lược kỹ thuật số và kế hoạch triển khai.
Thiết lập KPI để đánh giá thành công ERP
Thông thường, các tổ chức bị mê hoặc bởi các tính năng phần mềm mới, lạ mắt trong khi mất hiệu suất thực tế. Vì vậy, làm thế nào bạn sẽ định lượng thành công hay thất bại?
Với việc triển khai ERP toàn cầu, điều quan trọng là phát triển các số liệu hiệu suất được tiêu chuẩn hóa trong khi tham khảo ý kiến của các trưởng bộ phận để xác định các số liệu hiệu suất riêng liên quan đến từng chi nhánh. Các số liệu này phải được xác định rõ và được định lượng.
Cuối cùng, xác định số liệu nào giúp công ty của bạn tiến về phía trước và bắt đầu theo dõi chúng sau khi triển khai hệ thống ERP mới của bạn để đánh giá dự án ERP thành công hay thất bại.
Việc triển khai ERP toàn cầu rất khó khăn, nhưng bạn không đơn độc
Ra mắt một hệ thống ERP mới trên quy mô toàn cầu bao gồm nhiều cân nhắc độc đáo. Bạn nên chuẩn hóa các quy trình của mình, hoặc giữ chúng duy nhất cho từng vị trí? Có phải mọi vị trí đều có kết nối internet đầy đủ để hỗ trợ phần mềm? Hệ thống ERP ưa thích của bạn có hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và tiền tệ không?
Nếu không có câu trả lời cho những câu hỏi này, tổ chức của bạn có thể đang hướng tới sự thất bại trong dự án ERP. Tuy nhiên, các chuyên gia tư vấn ERP của chúng tôi có thể phân tích mọi khía cạnh của doanh nghiệp của bạn để định vị bạn triển khai ERP thành công trên phạm vi toàn cầu.
